Warum „Was kostet die Plattform?" die falsche Frage ist
Wenn in Unternehmen über No-Code gesprochen wird, fällt die erste Frage fast immer auf die mit der Plattform verbundenen Kosten (bspw. Lizenzkosten). Das ist verständlich, aber es verfehlt den eigentlichen Kern. Wer den No-Code ROI ausschließlich am Preisschild der Plattform misst, betrachtet weniger als ein Drittel der relevanten Faktoren. Eine belastbare ROI-Berechnung stellt Gesamtnutzen und Gesamtkosten über einen definierten Zeitraum gegenüber, nicht nur monatliche Abonnementgebühren etc..
Das Problem an der verkürzten Sichtweise: Ohne strukturierte Gesamtkostenbetrachtung entstehen unrealistische Erwartungen. Später folgt Enttäuschung, weil Schulung, Governance und Wartung nicht eingeplant waren. Genau deshalb braucht es eine nüchterne, betriebswirtschaftliche Perspektive, die nicht nur die IT überzeugt, sondern auch gegenüber CFO und Management standhält. Ob Prozessautomatisierung, CRM-Automatisierung oder Workflow-Automatisierung – ohne vollständige Kostenperspektive bleibt jeder Business Case angreifbar.
Dieser Artikel liefert Ihnen dafür die Methode. Am Ende sollen Sie in der Lage sein, für einen konkreten Prozess einen eigenen No-Code Business Case zu starten, der auf nachvollziehbaren Annahmen beruht statt auf Bauchgefühl.
Was No-Code-ROI wirklich bedeutet – eine Begriffsklärung
ROI ist kein Kostenvergleich, sondern ein Verhältnis: Gesamtnutzen zu Gesamtkosten über Zeit. Für No-Code bedeutet das, dass eingesparte Entwicklerstunden, vermiedene Fehler und schnellere Durchlaufzeiten auf der einen Seite stehen, und sämtliche Ausgaben von der Lizenz bis zur laufenden Pflege auf der anderen. Pipefy formuliert es zutreffend: ROI misst, ob es sich gelohnt hat, einen Prozess mit No-Code zu automatisieren, und schließt dabei Risikoreduktion, Governance und Compliance mit ein [2].
Wichtig ist der Perspektivwechsel: No-Code ist ein Entscheidungs- und Steuerungsthema, keine reine Tool-Debatte. Die Frage lautet nicht „Welche Plattform ist die schönste?", sondern „Welcher Prozess rechtfertigt welche Investition?".
Drei Begriffe gehören in diesen Rahmen:
- Citizen Developer – die Fachkraft aus dem Business, die ohne klassische Programmierkenntnisse Anwendungen baut. In Unternehmen mit formaler No-Code-Adoption überwiegen diese Rollen professionelle Entwickler etwa im Verhältnis 4:1 [1]. Wie Citizen Developer und IT-Profis in der Praxis zusammenarbeiten, zeigt der Artikel Citizen Developer oder IT-Profi? Warum Creatio beiden Welten gerecht wird.
- Low-Code Plattform – erweitert diesen Ansatz um technische Konfigurierbarkeit.
- Enterprise-Automatisierung – beschreibt die skalierte Nutzung über einzelne Abteilungen hinaus.
Rahmengebend bleibt die klassische Make vs. Buy-Frage: Eigenentwicklung, Standardsoftware oder No-Code? Der Kontext spricht für Relevanz. Gartner erwartet, dass bis 2026 rund 80 Prozent der Technologieprodukte von Nicht-Entwicklern gebaut werden [1], und No-Code-Plattformen verkürzen laut Creatio die Time-to-Market auf ein Zehntel [8].
Die ROI-Formel: Aufbau und Bestandteile
Die ROI-Formel stellt Gesamtnutzen und Gesamtkosten ins Verhältnis – über einen definierten Zeitraum.
Die Grundformel ist einfach und über alle Quellen konsistent:
ROI = (Nutzen − Gesamtkosten) / Gesamtkosten × 100 [2][4]
Ein Ergebnis von 100 Prozent bedeutet, dass sich jeder investierte Euro verdoppelt hat. Roland Zimmermann bringt es auf den Punkt: Ein ROI von rund 10 Prozent gilt als gute Entwicklung, alles darüber ist überdurchschnittlich [4]. Entscheidend ist die saubere Befüllung der Formel. Dafür trennen wir drei Blöcke.
Direkte Kosten: Lizenz, Implementierung, Setup, Integration, externe Beratung
Zu den direkten Kosten zählen Plattformlizenzen, die Implementierung, Setup und Konfiguration, die Integration in bestehende Systeme sowie externe Beratung. Diese Position ist die sichtbarste und wird deshalb am seltensten unterschätzt. Sie ist aber nur der Anfang.
Indirekte Kosten: Schulung, Governance, Wartung, interne Projektzeit, Change Management
Hier liegt der Kern der Total Cost of Ownership. Schulung ist kein optionaler Posten: Organisationen mit umfassenden Schulungsprogrammen erreichen 50 bis 75 Prozent höhere Adoptionsraten und deutlich bessere Ergebnisse [3]. Dazu kommen Governance, laufende Wartung, interne Projektzeit und Change Management. Wer diese Kosten wegrechnet, produziert einen Business Case, der später nicht hält.
Ein oft übersehener Punkt sind verdeckte Lock-in-Kosten. Prüfen Sie im Voraus, wie portabel Ihre Daten und Workflows sind und wie stark ein Anbieterwechsel die Prozesse unterbrechen würde. Eine auf offenen APIs basierende Architektur reduziert dieses Risiko spürbar [6].
Nutzenseite: Zeitersparnis, Fehlerreduktion, schnellere Durchlaufzeiten, vermiedene Fremdkosten
Auf der Nutzenseite stehen eingesparte Zeit, reduzierte Fehler, schnellere Durchlaufzeiten und vermiedene Fremdkosten. Kissflow und Forrester berichten von durchschnittlich 65 bis 70 Prozent kürzerer Prozessdauer bei No-Code-Workflow-Automatisierung [1]. Statt seniore Entwicklergehälter von 80.000 bis 120.000 Euro jährlich einzuplanen, lassen sich vorhandene Mitarbeiter befähigen [3].
Ein Hinweis zum Zeithorizont: Betrachten Sie 12 bis 36 Monate, nicht nur die Einmalkosten. Nur so werden Wartung und wiederkehrender Nutzen sichtbar.
Drei Szenarien rechnen: konservativ, realistisch, ambitioniert
Drei Szenarien statt einer Punktschätzung: So liefert der Business Case eine belastbare Bandbreite.
Eine einzelne Punktschätzung suggeriert eine Präzision, die es nicht gibt. Deshalb rechne ich immer drei Szenarien. Sie schützen vor zu optimistischen Einzelfall-Kalkulationen und geben CFO und IT eine Bandbreite statt einer Wunschzahl.
Use Case: CRM-Automatisierung eines manuellen Freigabeprozesses
Nehmen wir einen realen Fall aus der Praxis: einen manuellen Freigabeprozess für Angebote im CRM. Bisher prüft ein Vertriebsteam Angebote manuell, holt Freigaben per E-Mail ein und pflegt Status in einer Excel-Liste. Ein klassischer Medienbruch mit Excel-Workaround, genau dort, wo ich erfahrungsgemäß die größte Hebelwirkung sehe.
Ausgangslage (Annahmen):
- 400 Freigaben pro Monat
- 25 Minuten manueller Aufwand pro Vorgang
- interner Stundensatz: 45 Euro
- Fehlerquote: 8 Prozent, jeder Fehler kostet im Schnitt 30 Euro Nacharbeit
Der monatliche Ist-Aufwand: 400 × 25 Minuten = rund 167 Stunden × 45 Euro = 7.515 Euro plus 32 Fehler × 30 Euro = 960 Euro. Summe: rund 8.475 Euro pro Monat oder gut 101.700 Euro jährlich.
Konservatives Szenario
Zeitersparnis 50 Prozent (unter dem Benchmark von 60 bis 70 Prozent [1][2]), Fehlerreduktion auf 4 Prozent.
- Direkte Kosten (Jahr 1): Lizenz 6.000 Euro, Implementierung und Integration 12.000 Euro = 18.000 Euro
- Indirekte Kosten (Jahr 1): Schulung, Governance, interne Projektzeit, Wartung = 9.000 Euro
- Gesamtkosten Jahr 1: 27.000 Euro
- Jährlicher Nutzen: rund 45.850 Euro (Zeit + Fehler)
- ROI Jahr 1: (45.850 − 27.000) / 27.000 × 100 = rund 70 Prozent
Realistisches Szenario
Zeitersparnis 65 Prozent, Fehlerreduktion auf 2 Prozent, zusätzlich vermiedene externe Entwicklungskosten von 15.000 Euro, weil kein Agenturprojekt beauftragt werden muss.
- Gesamtkosten Jahr 1: 27.000 Euro (wie oben)
- Jährlicher Nutzen: rund 60.400 Euro plus 15.000 Euro vermiedene Fremdkosten = 75.400 Euro
- ROI Jahr 1: (75.400 − 27.000) / 27.000 × 100 = rund 179 Prozent
Ambitioniertes Szenario
Zeitersparnis 70 Prozent [1], nahezu fehlerfreie Verarbeitung und ein Skalierungseffekt: Der Workflow wird auf drei weitere Prozesse übertragen, ohne dass die Implementierungskosten erneut anfallen. Über 24 Monate sinken die relativen Kosten pro Prozess deutlich, während der Nutzen linear mitwächst. VegamAI beziffert Einsparungen bei Anwendungsentwicklung mit 70 bis 85 Prozent gegenüber Custom Development [3], und die Time-to-Market verkürzt sich von Monaten auf Wochen [3][5].
Wichtig: Die Bandbreite von 70 bis 179 Prozent ist die eigentliche Aussage. Übertragen Sie diese Methode auf Ihre eigenen Prozessvolumina, Stundensätze und Fehlerkosten.
Typische Fehler bei der ROI-Einschätzung
Indirekte Kosten kleinrechnen
Der häufigste Fehler ist das Kleinrechnen indirekter Kosten. Schulung, Governance, Wartung und Change Management verschwinden gerne aus der Kalkulation, weil sie schwer greifbar sind. Genau das rächt sich. Ohne Schulung sinkt die Adoption, und niedrige Adoption zerstört jeden ROI [3]. Auch verdeckte Lock-in-Kosten gehören auf die Rechnung, sobald ein Anbieterwechsel realistisch werden könnte.
Zeitersparnisse überschätzen
Der zweite Fehler ist spiegelbildlich: überschätzte Zeitersparnisse. Ein Benchmark von 65 Prozent [1] ist kein Naturgesetz. Wer theoretische Einsparungen ohne Bezug auf reale Prozessvolumina ansetzt, produziert Fantasiezahlen. Multiplizieren Sie Zeitersparnis immer mit dem tatsächlichen monatlichen Vorgangsvolumen. Das erklärt auch, warum laut Harvard Business Review 80 bis 90 Prozent der Befragten den ROI ihrer Digitalisierungsinitiativen nicht genau messen können [4].
Weichen Nutzen ignorieren
Der dritte, subtilere Fehler: ignorierter weicher Nutzen. Schnellere Entscheidungen, bessere Prozessqualität und Mitarbeiter-Empowerment tauchen in keiner Tabelle auf, sind aber real. Pipefy fasst das treffend zusammen: Der wahre Wert liegt nicht nur in Effizienz, sondern in Autonomie für die Fachbereiche und Kontrolle für die IT [2].
Aus eigener Erfahrung: Ich habe No-Code-Projekte scheitern sehen, obwohl die Plattform tadellos funktionierte. Der Grund war nie die Technik, sondern fehlende Governance, unklare Prozesse und ausbleibendes Change Management. Der ROI hängt eben nicht allein an der Plattform. Warum klassische IT-Strukturen solchen Vorhaben oft im Weg stehen, beleuchtet der Artikel No-Code & Low-Code: Warum klassische IT-Prozesse scheitern.
Strategischer Mehrwert jenseits der Zahlen
Organisationsagilität und Skalierbarkeit als Hebel
Über die direkt messbaren Effekte hinaus wirkt No-Code als Hebel für Organisationsagilität und Skalierbarkeit. Änderungen an Workflows lassen sich schneller und mit weniger Unterbrechung der Geschäftsprozesse umsetzen [6]. Das bedeutet konkret: schnellere Anpassung an Marktanforderungen und weniger Abhängigkeit von knappen Entwicklerressourcen. Angesichts eines globalen Mangels von rund vier Millionen unbesetzten Entwicklerstellen [1] ist das kein Nebeneffekt, sondern ein struktureller Vorteil der digitalen Transformation.
Veränderte Fachbereich-IT-Kollaboration
Der zweite strategische Hebel ist die veränderte Fachbereich-IT-Kollaboration. Der Citizen Developer verlagert einfache Anwendungsfälle in den Fachbereich und entlastet die IT [6][8], während die IT sich auf komplexe, unternehmenskritische Systeme konzentriert. Immerhin 41 Prozent großer Organisationen berichten, dass No-Code bereits mindestens eine zuvor IT-verwaltete Custom-Anwendung ersetzt hat [1].
Hier ist eine ehrliche Abgrenzung nötig. Schnell messbare Effekte wie Zeitersparnis und Fehlerreduktion lassen sich in Euro übersetzen. Der strategische Langzeitmehrwert der digitalen Transformation und der Skalierbarkeit ist schwerer zu quantifizieren. Weniger real ist er dadurch nicht. Meine Empfehlung: Benennen Sie diesen Wert explizit im Business Case, aber trennen Sie ihn sauber von den harten Zahlen, damit Ihre Kalkulation gegenüber dem CFO glaubwürdig bleibt.
Wann lohnt sich No-Code – und wann nicht?
No-Code lohnt sich unter klar benennbaren Bedingungen. Der stärkste Case liegt dort, wo abgegrenzte Prozesse, Medienbrüche oder Excel-Workarounds existieren und ein reales Skalierungsbedürfnis besteht. Formularstrecken, Freigabeprozesse und Prozessautomatisierung sind Paradebeispiele. Ein HR-Team konnte die manuelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen um 90 Prozent reduzieren, mit ROI innerhalb einer Woche [2]. Im Finance-Bereich brachte die Automatisierung von Ausgabenfreigaben 60 Prozent Zeitersparnis [2]. Aus meiner Praxis kann ich das bestätigen: Die größte Hebelwirkung entsteht überall dort, wo zuvor manuell und mit Systembrüchen gearbeitet wurde.
Ebenso klar sind die Grenzen. No-Code scheitert bei fehlender Governance, ausbleibendem Change Management und besonders bei unklaren Prozessen. Auch komplexe, unternehmensweite Anwendungen mit tiefer Geschäftslogik lassen sich oft nicht vollständig durch No-Code ersetzen [8]. Wer einen chaotischen Prozess automatisiert, erhält einen schnellen chaotischen Prozess, keinen besseren. Ähnliche Fallstricke drohen beim KI-gestützten CRM-Eigenbau – wie der Artikel CRM-Eigenbau mit Vibe-Coding: Eine gute Idee? zeigt.
Gescheiterte Projekte sind dabei eine wertvolle Lernquelle, kein Argument gegen die Technologie. No-Code ist weder Allheilmittel noch „Spielzeug für Fachbereiche". Es ist ein betriebswirtschaftliches Werkzeug, dessen Wirtschaftlichkeit vom Anwendungsfall und von der organisatorischen Reife abhängt.
Business Case erstellen: So startest du konkret
Beginnen Sie mit der Datenbasis. Für einen belastbaren No-Code Business Case brauchen Sie vorab vier Dinge:
- das monatliche Prozessvolumen
- den internen Stundensatz der beteiligten Rollen
- den aktuellen Zeitaufwand pro Vorgang
- die derzeitige Fehler- oder Nacharbeitsquote
Ohne diese Zahlen bleibt jede ROI-Berechnung Spekulation.
Wählen Sie dann einen geeigneten Einstiegs-Use-Case. Ideal sind abgegrenzte, wiederkehrende Prozesse mit klarem Volumen: Formularstrecken, Freigabeprozesse, CRM-Automatisierung oder interne Workflows. Vermeiden Sie zum Start komplexe, systemübergreifende Vorhaben.
Strukturieren Sie den Business Case anschließend so, dass er für CFO und IT gleichermaßen lesbar ist. Bewährt hat sich ein Aufbau aus vier Teilen:
- vollständige Kostenaufstellung nach den drei Blöcken
- die drei Szenarien mit ROI-Werten
- eine kurze Risikobetrachtung inklusive Lock-in und Change Management
- der quantifizierte Nutzen über 12 bis 36 Monate
Als Argumente wirken in der Praxis besonders drei Punkte, die ich immer wieder erlebe: die Reduktion des Entwicklungsaufwands, die Verkürzung der Time-to-Market und die Entlastung von IT- und Agenturressourcen [3][5][6]. Der konkrete erste Schritt: Nehmen Sie einen einzigen Prozess, erheben Sie seine vier Kennzahlen und rechnen Sie die drei Szenarien durch. Das ist keine Theorie, das machen Sie diese Woche.
Fazit: Der echte Mehrwert liegt im Prozess, nicht in der Plattform
Der No-Code ROI ist berechenbar, aber nur unter einer Bedingung: Sie erfassen alle Kosten- und Nutzenfaktoren vollständig und realistisch. Direkte Kosten, indirekte Kosten im Sinne der Total Cost of Ownership und die Nutzenseite gehören gleichberechtigt in die Formel, betrachtet über 12 bis 36 Monate und gerechnet in drei Szenarien.
Damit verschiebt sich die Diskussion weg von der Plattformdebatte hin zur Prozess- und Entscheidungsperspektive. Nicht die Frage „Welches Tool?" entscheidet über den Erfolg, sondern die Frage „Welcher Prozess, unter welcher Governance, mit welchem Change Management?".
So gerüstet können Sie gegenüber CFO und IT fundiert argumentieren, wann und warum sich eine No-Code-Initiative lohnt, und ebenso klar, wann nicht. Der nächste Schritt liegt bei Ihnen: Wählen Sie einen Prozess, erheben Sie die Zahlen und beginnen Sie Ihren eigenen No-Code Business Case .
Häufige Fragen
Wie berechnet man den ROI von No-Code? Die Grundformel lautet: ROI = (Nutzen − Gesamtkosten) / Gesamtkosten × 100. Entscheidend ist, alle drei Kostenblöcke zu erfassen: direkte Kosten (u. a. Lizenz, Implementierung), indirekte Kosten (u. a. Schulung, Governance, Wartung) und die vollständige Nutzenseite (u. a. Zeitersparnis, Fehlerreduktion, vermiedene Fremdkosten) – über einen Zeitraum von 12 bis 36 Monaten.
Was gehört zur Total Cost of Ownership bei No-Code? Neben den offensichtlichen Lizenz- und Implementierungskosten zählen zur Total Cost of Ownership vor allem Schulungsaufwand, Governance-Strukturen, laufende Wartung, interne Projektzeit, Change Management und verdeckte Lock-in-Kosten. Diese indirekten Kosten werden am häufigsten unterschätzt und gefährden den Business Case.
Wann lohnt sich No-Code wirtschaftlich besonders? No-Code entfaltet die größte Hebelwirkung bei abgegrenzten, wiederkehrenden Prozessen mit klarem Volumen und bestehenden Medienbrüchen oder bspw. Excel-Workarounds – etwa bei Freigabeprozessen, Formularstrecken oder CRM-Automatisierungen. Je höher das Prozessvolumen, desto schneller amortisiert sich die Investition.
Warum scheitern No-Code-Projekte trotz guter Plattform? Der häufigste Grund ist nicht die Technologie, sondern fehlende Governance, unklare Prozesse und ausbleibendes Change Management. Eine No-Code-Initiative setzt organisatorische Reife voraus: klare Verantwortlichkeiten, definierte Prozesse und aktive Begleitung der betroffenen Teams.
Quellen
- No-Code Statistics 2026: Adoption, ROI & Market Data – Kissflow
- ROI of No-Code Automation: Calculating for Processes – Pipefy
- No Code ROI: Cost Savings and Investment Returns – VegamAI
- ROI Digitalisierung messen: So berechnest du den Erfolg | Guide 2025 – Roland Zimmermann
- The Real ROI of No-Code and Low-Code Marketing Platforms – Lob
- So steigert Low-Code den ROI von Unternehmenssoftware – Computer Weekly
- Return on Investment berechnen – ROI berechnen in Web-, App & Marketing-Projekten (YouTube, o. J.)
- No-Code-Entwicklungsplattform: ein vollständiger Guide zu No-Code – Creatio